Documentele cu regim special sunt documente reglementate de lege si securizate in mod special, produse si procesate electronic sau manual pentru a asigura un nivel ridicat de securitate si confidentialitate. Aceste documente sunt tipice institutiilor financiare si institutiilor avand responsabilitati importante in domeniile tehnologiei informatiei, biroticii si a comunicatiilor.

Printre documentele ce au un regim special, se pot enumera: documentele de identitate, carti de identitate sau pasapoarte, acte de identitate oficiale, carti de cetatenie, certificatul militar, adeverintele medicale, documentele financiare si bancare, cecurile, dovezile de calatorie, vizele si paaporturile, precum si alte documente oficiale. Pentru a fi considerate documente cu regim special, acestea trebuie sa se incadreze intr-una dintre urmatoarele categorii:

1) Documentele vamale. Acestea sunt documentele oferite de catre serviciile vamale pentru a facilita comercializarea si exportul produselor si serviciilor, sau pentru a asigura tranzactiile internationale. Acestea pot include documente cum ar fi despagubirile de primire, certificatele de origine sau documentele de calatorie.

2) Documente bancare si comerciale. Acestea sunt documentele utilizate pentru transferuri bancare, depozite, tranzactii si alte activitati financiare si comerciale. Acestea pot include documente precum cecurile, facturile, chitantele si contractele.

3) Documente legate de tehnologia informatiei si birotica. Acestea sunt documente oferite de catre institutiile tehnologice si birotice pentru a asigura functionarea corespunzatoare si securitatea informatiilor stocate si tranzactionate. Acestea pot include scanari sau fotocopii digitale, autorizari sau acceptari.

4) Documente ale administratiei publice. Acestea sunt documentele folosite de catre institutiile publice sau guvernamentale, inclusiv actele de identitate oficiale, vizele si autorizatiile de securitate informatica. Aceste documente sunt formate si distribuite pentru a asigura securitatea generala.

5) Documente diplomatice. Acestea sunt documentele emise de catre Ministerul Afacerilor Externe in scopul asigurarii legaturii dintre tara emanatoare si tarile beneficiare. Acestea pot include pasapoarte, vize, perne de autorizare si certificate de identitate diplomatica.

Securizarea acestor documente speciale se realizeaza prin masuri precum scanarea faciala a persoanelor pentru a le identifica, criptarea si autentificarea documentelor, limitarea accesului autorizatilor, aplicarea marcajelor de securitate si autentificare. Aceste masuri sunt de regula menite sa reduca manipularile si frauda, precum si sa asigure securitatea documentelor cu regim special.